Giải đáp qua tổng đài IP
Hướng dẫn tra cứu FAQ khi tiếp nhận cuộc gọi qua tổng đài IP
Mục đích
CloudGO cung cấp kho kiến thức tập trung để lưu trữ câu trả lời giải đáp thắc mắc khách hàng. Khi khách hàng gọi đến tổng đài yêu cầu hỗ trợ, nhân viên có thể tra cứu câu trả lời trực tiếp trên hộp thoại ghi nhận cuộc gọi, giúp rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao sự hài lòng khách hàng.
Điều kiện tiên quyết
Trước khi sử dụng tính năng này, bạn cần kiểm tra:
| Yêu cầu | Mô tả |
|---|---|
| Cấu hình tích hợp tổng đài IP | Liên hệ bộ phận kỹ thuật để xác minh thông tin cấu hình |
| Số máy nhánh cá nhân | Kiểm tra trong màn hình thông tin cá nhân |
| Thông tin cấu hình softphone | Liên hệ bộ phận kỹ thuật để nhận thông tin và cấu hình |
Hướng dẫn sử dụng
Bước 1: Truy cập tab FAQs
Khi khách hàng gọi đến, màn hình ghi nhận thông tin cuộc gọi xuất hiện. Trong lúc trò chuyện, nhấp vào tab "FAQs" để tra cứu câu trả lời.
Bước 2: Tìm kiếm câu trả lời
Nhập từ khóa tìm kiếm liên quan đến câu hỏi của khách hàng, sau đó nhấn Enter.
Bước 3: Xem câu trả lời đầy đủ
Nhấp vào câu hỏi trong danh sách kết quả để xem câu trả lời chi tiết.
Tính năng bổ sung
Bạn cũng có thể tìm kiếm câu hỏi trên màn hình đầy đủ (không chỉ từ cửa sổ tổng đài IP) để có thêm tùy chọn tìm kiếm toàn diện.
Kết quả mong đợi
- Nhân viên tra cứu và trả lời khách hàng ngay trong lúc tiếp nhận cuộc gọi, không cần chuyển màn hình.
- Rút ngắn thời gian xử lý cuộc gọi và nâng cao sự hài lòng khách hàng.
Xử lý lỗi
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Không tìm thấy câu trả lời phù hợp | Chưa có FAQ tương ứng trong Kho kiến thức | Tạo mới câu hỏi tại Thêm câu hỏi FAQ |
| Không thấy tab FAQs trên màn hình cuộc gọi | Tổng đài IP chưa tích hợp hoặc softphone chưa cấu hình | Liên hệ bộ phận kỹ thuật để kiểm tra cấu hình |
Bài viết có hữu ích cho bạn không?