Sử dụng Mautic kết hợp CRM
Sử dụng Mautic kết hợp CRM
Sau khi kết nối CRM với Mautic, bạn có thể dùng Marketing List trên CRM để tự động tạo Segment và đồng bộ khách hàng sang Mautic, sau đó gửi Campaign email chăm sóc và xem báo cáo tương tác. Bài viết này hướng dẫn toàn bộ luồng thao tác từ chuẩn bị dữ liệu trên CRM đến gửi Campaign trên Mautic.
Điều kiện
- Đã kết nối CRM với Mautic theo hướng dẫn Cấu hình tích hợp Mautic.
- Có quyền truy cập module Marketing List trên CRM và tài khoản tương ứng trên Mautic.
Phần A: Chuẩn bị dữ liệu đồng bộ trên CRM
1. Tạo Marketing List để tạo Segment tự động
Marketing List trên CRM giúp bạn tạo ra một Segment tương ứng bên Mautic và thêm khách hàng vào Segment đó.
Bước 1: Vào Menu, chọn Marketing → Marketing List.
Bước 2: Click vào nút "Thêm Marketing List".
Bước 3: Điền đầy đủ thông tin rồi click "Lưu".
Ghi chú các trường thông tin:
- Đặt tên cho Marketing List.
- Chọn loại mặc định.
- Chọn trạng thái hoạt động cho Marketing List.
- Tick chọn để đồng bộ Marketing List tương ứng thành Segment bên Mautic.
2. Thêm khách hàng vào Marketing List
CRM hỗ trợ 5 cách thêm khách hàng vào Marketing List, tùy vào tình huống thao tác của bạn.
2.1 Thêm bằng bộ lọc
Tạo bộ lọc tương ứng giúp bạn thêm nhanh và chính xác một tệp danh sách khách hàng vào Marketing List. Cách tạo bộ lọc, tham khảo hướng dẫn Tạo bộ lọc danh sách.
Sau khi đã có bộ lọc phân loại khách hàng, bạn thêm khách hàng vào Marketing List như sau:
Bước 1: Mở Marketing List bạn muốn thêm khách hàng.
Bước 2: Click vào tab khách hàng tương ứng (ví dụ tab Lead).
Bước 3: Click chọn bộ lọc tương ứng muốn dùng để thêm khách hàng vào Marketing List.
Bước 4: Click "OK" để xác nhận thêm khách hàng vào Marketing List.
Bước 5: Kiểm tra kết quả sau khi thêm thành công.
Lưu ý: Sau khi thêm khách hàng vào Marketing List, hệ thống sẽ tự động đồng bộ thông tin khách hàng qua Mautic (nếu chưa tồn tại) và thêm khách hàng vào Segment tương ứng bên Mautic.
2.2 Thêm bằng report
CRM cho phép bạn kéo một report dạng chi tiết, sau đó thêm tệp dữ liệu khách hàng từ report đó vào Marketing List được chỉ định. Cách tạo report, tham khảo Thao tác cơ bản với báo cáo.
Bước 1: Tại màn hình chi tiết report, click vào nút "Thêm vào Marketing List".
Bước 2: Chọn Marketing List tương ứng muốn thêm khách hàng vào rồi nhấn "Xác nhận".
Bước 3: Nhấn "OK" để xác nhận việc thêm khách hàng.
Bước 4: Popup thông báo kết quả hiện ra, nhấn "OK" để đóng popup.
2.3 Thêm thủ công
Áp dụng khi bạn muốn thêm một vài khách hàng cụ thể vào Marketing List để chạy chiến dịch.
Bước 1: Mở Marketing List tương ứng muốn thêm khách hàng vào.
Bước 2: Click vào tab khách hàng tương ứng (ví dụ tab Lead).
Bước 3: Click "Chọn Lead", hoặc tạo mới một Lead nếu cần.
Bước 4: Chọn Lead tương ứng để thêm vào.
2.4 Thêm hàng loạt
Cho phép bạn chọn nhiều khách hàng từ màn hình danh sách và thêm hàng loạt vào Marketing List mong muốn.
Bước 1: Vào màn hình danh sách của module khách hàng tương ứng (ví dụ module Lead).
Bước 2: Chọn khách hàng muốn đưa vào Marketing List (có thể dùng bộ lọc để phân loại).
Bước 3: Click vào "Xem thêm", chọn "Thêm vào Mautic Segment".
Bước 4: Chọn Segment tương ứng rồi click "Xác nhận" để thêm tệp khách hàng vào Segment.
Ghi chú: Tại popup chọn Segment, bạn cũng có thể tạo mới Segment bằng cách click vào icon (+).
2.5 Thêm tự động bằng Workflow
Hệ thống tự động thêm khách hàng vào Marketing List theo tiêu chí đã thiết lập trước trong Workflow. Trước khi thực hiện, bạn cần nắm cách dùng Workflow — tham khảo Hướng dẫn Workflow.
Bài toán ví dụ: khi có một Lead mới với tình trạng "Mới" thì tự động thêm vào Marketing List tương ứng để chăm sóc.
Bước 1: Truy cập Setting, tạo mới một Workflow với module ví dụ là Lead.
Bước 2: Chọn điều kiện như ví dụ: tình trạng = Mới.
Bước 3: Tại phần nhiệm vụ, chọn nhiệm vụ "Thêm vào Marketing List".
Bước 4: Đặt tên cho nhiệm vụ, chọn Marketing List muốn thêm khách hàng vào, rồi nhấn "Lưu".
Bước 5: Nhấn "Lưu" để hoàn tất tạo Workflow.
Sau khi lưu, hãy thử tạo một Lead mới với tình trạng "Mới" để kiểm tra khách hàng đó có được tự động thêm vào Marketing List hay không.
3. Xóa khách hàng khỏi Marketing List
3.1 Gỡ bỏ thủ công
Bước 1: Mở Marketing List tương ứng muốn gỡ bỏ khách hàng.
Bước 2: Tại tab khách hàng tương ứng, chọn khách hàng muốn gỡ bỏ, click "Unlink".
Bước 3: Click "OK" để xác nhận gỡ bỏ khách hàng khỏi Marketing List.
3.2 Gỡ bỏ hàng loạt
Nếu bạn thêm khách hàng vào Marketing List bằng report, có thể dùng lại report đó để gỡ bỏ toàn bộ khách hàng khỏi Marketing List.
Bước 1: Mở report mà trước đó bạn đã dùng để thêm khách hàng vào Marketing List (xem mục Thêm bằng report).
Bước 2: Click vào nút "Xóa khỏi Marketing List".
Bước 3: Chọn Marketing List tương ứng muốn xóa tệp khách hàng ra khỏi, rồi nhấn "Xác nhận".
4. Cập nhật Stage trên Mautic
Stage là trạng thái bạn gán cho khách hàng; dựa vào Stage này, Mautic sẽ phân loại và tự động đưa khách hàng vào Segment tương ứng.
Bước 1: Tại màn hình danh sách Lead, chọn Lead muốn cập nhật Stage.
Bước 2: Click vào "Xem thêm", chọn "Cập nhật Mautic Stage".
Bước 3: Chọn Stage muốn thay đổi cho dữ liệu rồi nhấn "Xác nhận".
Bước 4: Kiểm tra lại kết quả bên phía Mautic.
5. Đồng bộ lịch sử Mautic về CRM
Để tối ưu hiệu năng, lịch sử tương tác trên Mautic không được tự động lấy về CRM. Khi cần xem lịch sử của một khách hàng, bạn thực hiện đồng bộ thủ công.
Bước 1: Mở thông tin khách hàng muốn xem lịch sử Mautic.
Bước 2: Click vào "Xem thêm", chọn "Lịch sử Mautic".
Bước 3: Click vào nút "Đồng bộ lịch sử Mautic".
Bước 4: Click "OK" để xác nhận.
Bước 5: Kiểm tra kết quả sau khi đồng bộ thành công.
Lưu ý: Lịch sử gửi mail được ghi nhận riêng tại tab Email trên khách hàng.
Phần B: Thao tác cơ bản trên Mautic
Sau khi khách hàng đã được đồng bộ từ CRM sang Mautic, bạn thao tác trực tiếp trên Mautic để tạo Segment, quản lý Contact, thiết kế Email Template và chạy Campaign gửi email.
1. Segment
Segment dùng để quản lý danh sách khách hàng cần gửi email và thống kê chi tiết khách hàng đã tương tác.
Bước 1: Vào Menu, chọn "Segments".
Bước 2: Click "New" để tạo mới một Segment.
Bước 3: Nhập tiêu đề cho Segment rồi click "Save & Close".
Bước 4: Kiểm tra kết quả sau khi tạo Segment thành công.
2. Contact
Contact là nơi quản lý thông tin danh sách khách hàng dùng để gửi email Marketing.
Bước 1: Vào Menu, chọn "Contacts".
Bước 2: Tại màn hình danh sách Contact, bạn có thể tạo Contact bằng 2 cách: tạo nhanh "Quick Add" hoặc tạo tại form đầy đủ "New".
Ví dụ: tạo Contact tại form đầy đủ.
Bước 3: Tại màn hình tạo mới Contact, nhập đầy đủ thông tin rồi click "Save & Close".
Bước 4: Click "Preferences" để thêm Contact vừa tạo vào Segment.
Bước 5: Click vào tab "Segments", chọn Segment đã tạo sẵn rồi click "Save" để hoàn tất.
3. Email Template
Email Template dùng để quản lý mẫu email sẽ gửi cho Campaign.
Bước 1: Tại menu, vào "Channels", chọn "Email".
Bước 2: Click "New" để tạo một mẫu email mới.
Bước 3: Click "Select" trong ô New Template Email.
Bước 4: Chọn hình thức xây dựng mẫu email theo nhu cầu.
Ghi chú các hình thức:
- Xây dựng mẫu theo mã HTML.
- Xây dựng mẫu theo form có sẵn.
- Xây dựng một mẫu mới hoàn toàn.
Ví dụ: chọn xây dựng một mẫu mới hoàn toàn (Blank).
Bước 5: Click "Builder" để bắt đầu xây dựng mẫu email.
Bước 6: Click vào nội dung trên cùng, sau đó xây dựng nội dung email mới ở bảng bên phải.
Bước 7: Nhập nội dung, chỉnh sửa phù hợp, nhấn "Apply" rồi nhấn "Close Builder".
Bước 8: Nhập tiêu đề, nhấn "Save & Close" để hoàn thành tạo Email Template.
Bước 9: Kiểm tra kết quả sau khi tạo Email Template thành công.
4. Campaign
Campaign dùng để quản lý các chiến dịch gửi email Marketing.
Bước 1: Tại menu, chọn "Campaigns".
Bước 2: Click "New" để tạo mới một Campaign.
Bước 3: Đặt tên chiến dịch, nhấn "Launch Campaign Builder" để cấu hình cho Campaign.
Bước 4: Chọn "Contact Segment".
Bước 5: Chọn Segment muốn dùng cho chiến dịch, click "Add".
Bước 6: Click icon (+), tại cột Action chọn "Select" để thêm hành động gửi mail cho Campaign.
Bước 7: Click "Select".
Bước 8: Tại danh sách hành động, chọn hành động phù hợp với mục đích của bạn.
Ví dụ: chọn hành động "Send email" cho Campaign.
Bước 9: Đặt tên cho hành động, chọn Email Template cần gửi rồi click "Add".
Bước 10: Click "Close Builder" để hoàn thành.
Lưu ý: Nếu Campaign không gửi được, hãy chuyển Campaign về dạng public.
5. Xem báo cáo Campaign
Bước 1: Vào danh sách Campaigns, mở Campaign muốn xem kết quả.
Bước 2: Màn hình Report của Campaign hiển thị các thông tin theo cấu hình đã cài đặt.
Khách hàng nhận được email từ chiến dịch:
Phần C: Thao tác nâng cao trên Mautic
Phần này hướng dẫn import danh sách khách hàng vào Mautic, cấu hình nâng cao cho Campaign (rẽ nhánh theo hành vi khách hàng), thống kê số khách hàng tương tác và đẩy thông tin khách hàng về CRM tự động.
1. Segment
Tạo Segment như hướng dẫn ở Phần B mục 1. Lưu ý:
- Tạo thêm một Segment riêng để chứa khách hàng đã tương tác với email khi Campaign gửi thành công.
- Nên đặt tên Segment trực quan để dễ quản lý, ví dụ: "Danh sách khách hàng tháng 10-2019 đã thao tác với email".
2. Import Contact
Import Contact vào hệ thống theo mẫu file có sẵn.
Bước 1: Tại màn hình danh sách, click chọn "Import".
Bước 2: Chọn file cần import rồi click "Upload".
Bước 3: Chọn người phụ trách, Segment và Tag (nếu có) tại màn hình import, rồi nhấn "Import in browser".
Ghi chú các trường thiết lập:
- Người phụ trách cho danh sách Contact được import.
- Segment để chứa danh sách Contact.
- Tag gắn cho danh sách (nếu có).
Bước 4: Kiểm tra kết quả sau khi import thành công.
3. Email Template
Cách tạo Email Template tham khảo tại Phần B mục 3.
4. Campaign nâng cao
Tạo một Campaign sử dụng các hành động nâng cao (rẽ nhánh theo hành vi khách hàng và đẩy thông tin sang CRM).
Bước 1: Tại menu, chọn "Campaigns".
Bước 2: Click "New" để tạo mới một Campaign.
Bước 3: Đặt tên chiến dịch, nhấn "Launch Campaign Builder" để cấu hình.
Bước 4: Chọn "Contact Segment".
Bước 5: Chọn Segment muốn dùng cho chiến dịch, click "Add".
Bước 6: Click icon (+), tại cột Action chọn "Select" để thêm hành động gửi mail.
Bước 7: Tại danh sách hành động, chọn hành động phù hợp.
Ví dụ: chọn hành động "Send email".
Bước 8: Đặt tên cho hành động, chọn Email Template cần gửi rồi click "Add".
Bước 9: Tạo thêm các "quyết định" (decision) dựa trên hành vi khách hàng sau khi email được gửi đi.
Ví dụ: chọn quyết định sau khi khách hàng mở email — "Open email".
Bước 10: Đặt tên cho quyết định vừa tạo để dễ quản lý.
Bước 11: Sau khi khách hàng mở email, tiếp tục tạo thêm các hành động kế tiếp.
Ví dụ: đẩy thông tin khách hàng vừa mở email sang CRM.
Bước 12: Đặt tên cho hành động.
Lưu ý: Để xem chi tiết khách hàng nào đã tương tác với email, tạo thêm một hành động tương tự Bước 6 – Bước 8.
Bước 13: Tại cột Action chọn "Select", tiếp tục chọn "Modify contact segments".
Bước 14: Đặt tên cho hành động vừa tạo và chọn Segment.
Bước 15: Nhấn "Apply" rồi nhấn "Close Builder" để hoàn thành cấu hình Campaign.
Bước 16: Click "Save & Close" để hoàn thành tạo Campaign.
5. Xem báo cáo chi tiết
Bước 1: Vào danh sách Campaigns, mở Campaign muốn xem kết quả.
Bước 2: Màn hình Report hiển thị các thông tin theo cấu hình đã cài đặt.
Ghi chú các nhóm thông tin:
- Thông tin Contact được thêm vào Campaign.
- Thông tin Email đã được gửi đi.
- Thông tin về email đã được khách hàng tương tác.
- Thông tin về những Contact được đẩy qua CRM.
Ví dụ: theo cấu hình, sau khi khách hàng mở email thì thông tin khách hàng tự động đẩy sang CRM (module Đầu mối).
Khách hàng nhận và mở email:
Thông tin khách hàng được tự động đẩy sang CRM theo cấu hình Campaign:
Bước 3: Để xem những khách hàng nào đã tương tác với email, mở Segment đã thiết lập ở mục 1.
Bước 4: Kéo xuống dưới để xem chi tiết những khách hàng nào đã tương tác với email được gửi đi.
Kết quả mong đợi
Sau khi hoàn tất các thao tác trên, khách hàng từ CRM được đồng bộ vào đúng Segment trên Mautic, nhận được email theo Campaign đã cấu hình, và các hành vi tương tác (mở mail, click link) được ghi nhận, có thể đẩy ngược thông tin về CRM tùy theo thiết lập Campaign.
Xử lý lỗi
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Khách hàng không được thêm vào Segment sau khi thêm vào Marketing List | Marketing List chưa tick chọn đồng bộ thành Segment bên Mautic | Kiểm tra lại thiết lập số 4 khi tạo Marketing List (mục Tạo Marketing List) |
| Campaign không gửi được email | Campaign đang ở chế độ không công khai (không phải public) | Chuyển Campaign về dạng public theo lưu ý ở mục Campaign |
| Không thấy lịch sử tương tác của khách hàng trên CRM | Lịch sử Mautic không tự động đồng bộ ở phiên bản hiện tại | Vào profile khách hàng, thực hiện đồng bộ thủ công theo mục Đồng bộ lịch sử Mautic về CRM |
| Import Contact báo lỗi định dạng file | File import không đúng mẫu dữ liệu yêu cầu | Kiểm tra lại mẫu file ở mục Import Contact, đảm bảo đúng cột dữ liệu |
| Contact được đẩy sang CRM nhưng sai module | Cấu hình mapping field/module đồng bộ ở Cấu hình tích hợp Mautic chưa đúng | Kiểm tra lại mục Mapping field tại Cấu hình tích hợp Mautic |