Sử dụng Trợ lý ảo trong thực tế

Mục đích

Bài viết dành cho nhân viên trực tiếp sử dụng Chatbox, giúp hiểu cách Trợ lý ảo hoạt động trong các cuộc trò chuyện thực tế với khách hàng: trả lời tự động, ghi nhận thông tin khách hàng, ghi nhận nhu cầu, tóm tắt cuộc chat và gắn tag tự động.

Điều kiện

• Kênh chat bạn đang phụ trách đã được gắn Trợ lý ảo.

1. Trả lời tự động

Khi kênh chat sử dụng Trợ lý ảo, các cuộc chat với khách hàng sẽ được Trợ lý ảo tự động phản hồi. Tin nhắn do Trợ lý ảo trả lời có hình ảnh đại diện riêng để phân biệt với tin nhắn của nhân viên.

Lưu ý: Khi Trợ lý ảo đang hoạt động trên một cuộc chat, bạn không thể nhắn tin trực tiếp với khách hàng đó. Nếu muốn tự trả lời, hãy tắt mode Trợ lý ảo trên cuộc chat trước.

2. Tự động ghi nhận thông tin khách hàng

Khi khách hàng cung cấp thông tin cá nhân như số điện thoại, email... trong lúc chat, Trợ lý ảo sẽ tự động cập nhật các thông tin này vào hồ sơ khách hàng trên CRM.

3. Ghi nhận nhu cầu

Khi khách hàng nhắn tin đưa ra thắc mắc hoặc yêu cầu liên quan, Trợ lý ảo sẽ tự động ghi nhận lại vào mục "Nhu cầu" bên dưới phần Thông tin khách hàng.

4. Tóm tắt cuộc chat

Tính năng này giúp bạn nắm bắt nhanh nội dung cuộc chat giữa Trợ lý ảo và khách hàng.

Điều kiện: Cuộc chat chưa đọc có số lượng tin nhắn trên 10 tin.

Bước 1: Chọn "Tóm tắt cuộc trò chuyện" hiển thị trên cuộc chat của khách hàng.

Bước 2: Xem nội dung tóm tắt cuộc chat và chọn "x" để tắt thông tin.

Bước 3: Muốn xem lại nội dung tóm tắt, chọn "Nhật ký tóm tắt" ở bên dưới ô nhập tin nhắn.

Bước 4: Hệ thống hiển thị các nội dung tóm tắt, tối đa 10 nhật ký gần nhất. Chọn "x" để tắt.

5. Thiết lập gắn tag tự động

Tính năng này cho phép Trợ lý ảo tự động gắn tag vào hồ sơ khách hàng dựa trên bối cảnh cuộc trò chuyện. Thiết lập được thực hiện ngay trong màn hình tạo/chỉnh sửa Trợ lý ảo:

Bước 1: Trong màn hình Tạo mới Trợ lý ảo, kéo xuống mục "Thiết lập gắn tag tự động" và chọn "Thêm thiết lập".

Bước 2: Chọn "Chọn tag" để chọn tag muốn gắn tự động, và nhập mô tả bối cảnh — khi nào Trợ lý ảo sẽ gắn tag này vào hồ sơ khách hàng.

Bước 3: Chọn "Lưu" để lưu thiết lập.

Lưu ý: Mỗi Trợ lý ảo có thể thiết lập tối đa 15 tag gắn tự động.

Kết quả mong đợi

• Khách hàng nhắn tin trên kênh chat được Trợ lý ảo tự động tiếp nhận và phản hồi theo đúng kiến thức đã huấn luyện.
• Thông tin khách hàng, nhu cầu được tự động ghi nhận đầy đủ vào hồ sơ trên CRM mà không cần nhân viên nhập thủ công.
• Nhân viên nắm nhanh nội dung cuộc chat dài qua tính năng tóm tắt.
• Hồ sơ khách hàng được gắn tag tự động đúng theo bối cảnh trò chuyện đã thiết lập.

Xử lý lỗi