Tiếp cận Data Thô
Tiếp cận Data Thô
Sau khi có thông tin Data Thô trên hệ thống, bước tiếp theo là tiến hành các hoạt động tiếp cận để tư vấn và giới thiệu sản phẩm/dịch vụ. Bạn nên thực hiện các hoạt động này trực tiếp trên CloudGO CRM để ghi nhận lịch sử chăm sóc và không bị quên nội dung đã trao đổi với khách hàng.
1. Gọi điện tổng đài
Nếu hệ thống CRM đã tích hợp tổng đài, bạn có thể gọi điện trực tiếp cho khách hàng từ CRM bằng cách nhấp vào biểu tượng điện thoại cạnh số Di động (click to call). Lịch sử cuộc gọi và file ghi âm (nếu tổng đài hỗ trợ) được lưu tự động.
Điều kiện cần có
- Hệ thống CRM đã tích hợp với tổng đài
- Bạn có thiết bị gọi điện (điện thoại bàn, softphone như Zoiper, MicroSIP)
- Số máy nhánh đã được cài đặt trên thiết bị và thiết lập trong tài khoản CRM (hai số phải giống nhau 100%)
Các bước thực hiện
- Tìm Data Thô cần gọi trong danh sách hoặc mở hồ sơ chi tiết
- Nhấp vào biểu tượng điện thoại bên cạnh số di động của khách hàng (click to call)
- Hệ thống tự động thực hiện cuộc gọi qua tổng đài
- Sau khi kết thúc cuộc gọi, ghi nhận kết quả cuộc gọi trên CRM
2. Gửi Email
Điều kiện cần có
- Hệ thống CRM đã cấu hình Email Server
- Hồ sơ Data Thô phải có địa chỉ email
Các bước thực hiện
- Tìm và truy cập vào hồ sơ chi tiết Data Thô cần gửi email
- Tại màn hình chi tiết, nhấn nút "Gửi mail" trên thanh công cụ
- Soạn tiêu đề và nội dung email. Bạn có thể chọn Mẫu email có sẵn để tiết kiệm thời gian
- Nhấn "Gửi"
- Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận gửi thành công hoặc thất bại
Để xem lại lịch sử email đã gửi, mở tab "Emails" trong hồ sơ Data Thô.
3. Gửi tin nhắn SMS / Zalo OA
Ngoài Gọi điện và Gửi mail trên thanh công cụ chính, các kênh liên hệ khác (SMS, Zalo OA, Zalo Chatbox, gửi form yêu cầu thông tin) nằm trong menu "Thao tác khác" (biểu tượng ⋮ cạnh nút "Theo dõi") — hiển thị tùy theo cấu hình tích hợp của từng tenant.
Điều kiện cần có (SMS)
- Hệ thống CRM đã tích hợp SMS Brandname
- Mẫu tin nhắn đã được đăng ký và duyệt
- Bạn được cấp quyền gửi SMS
Điều kiện cần có (Zalo OA)
- Hệ thống CRM đã tích hợp Zalo OA (đã được duyệt, có tick vàng)
- Khách hàng đã "Quan tâm" Zalo OA của bạn (trường "Đồng bộ Zalo" = Có)
4. Phản hồi tin nhắn Zalo (Zalo Chatbox)
Nếu hệ thống có tính năng Zalo Chatbox, bạn có thể phản hồi tin nhắn khách hàng trực tiếp từ CRM mà không cần đăng nhập kênh OA trên web.
Điều kiện cần có
- CRM đã tích hợp Zalo OA (có tick vàng)
- Khách hàng đã quan tâm Zalo OA
- Hệ thống đã đăng ký gói Zalo Chatbox
- Bạn được cấp quyền phản hồi tin nhắn
Cách thực hiện
- Cách 1: Chat trực tiếp tại hồ sơ chi tiết Data Thô
- Cách 2: Chat tập trung tại màn hình quản lý Zalo Chatbox
5. Gửi yêu cầu KH cung cấp thêm thông tin
Khi Data Thô từ Zalo OA chỉ có tên tài khoản Zalo mà thiếu thông tin Di động, Địa chỉ, bạn có thể gửi form yêu cầu cung cấp thêm thông tin.
- Tạo bộ lọc: Data Thô từ Zalo OA + thiếu thông tin Di động
- Chọn danh sách KH cần gửi
- Nhấn "Gửi form yêu cầu thông tin" (menu Thao tác khác)
- Hoặc gửi cho từng KH trong hồ sơ chi tiết
Kết quả mong đợi
Sau khi thực hiện các hoạt động tiếp cận:
- Lịch sử chăm sóc được ghi nhận đầy đủ trong hồ sơ Data Thô (cuộc gọi, email, tin nhắn)
- Bạn nắm rõ nhu cầu của khách hàng để quyết định bước tiếp theo
- Data Thô có nhu cầu thật sự sẽ được chuyển đổi lên Lead để tiếp tục quy trình bán hàng
Lưu ý quan trọng
- Mọi hoạt động tiếp cận nên thực hiện trên CRM để lưu lại lịch sử
- Các kênh tích hợp (Tổng đài, Email, SMS, Zalo) cần được cấu hình bởi quản trị viên trước khi sử dụng
- Nếu bạn không thấy nút gọi điện hoặc gửi tin nhắn, hãy kiểm tra quyền truy cập với quản trị viên hệ thống