Theo dõi hệ thống

Theo dõi hệ thống là màn hình tổng hợp giúp Admin nắm nhanh tình trạng vận hành của CRM: mức độ hoạt động của người dùng, dung lượng lưu trữ đang sử dụng, tình trạng kết nối tới các dịch vụ tích hợp (ChatHub, Call Center, CloudDATA, CloudBOT, kênh chat...), tác vụ lập lịch (cron) và cấu hình gửi email cảnh báo khi hệ thống gặp sự cố. Bài viết hướng dẫn bạn đọc hiểu và sử dụng từng khu vực trên màn hình này.

Điều kiện

• Tài khoản của bạn có quyền Admin (quản trị hệ thống).

Các bước thực hiện

1. Bạn → Click icon "Cài đặt" → Chọn "Cấu hình hệ thống".
2. Bạn → Click tab "HỆ THỐNG" → Chọn "Theo dõi hệ thống".

Ở đầu trang, hệ thống hiển thị thông tin chung: Loại dự án (Base/nâng cao), Developer Mode (Bật/Tắt), Phiên bản hệ thống hiện tại. Nhấn "Làm mới" để cập nhật dữ liệu mới nhất tại bất kỳ thời điểm nào.

1. Bạn → Chọn tab "Người dùng" để xem thống kê hoạt động đăng nhập.

Tab này hiển thị: giới hạn số người dùng theo license, tổng số người dùng đang hoạt động, số lượt đăng nhập hôm nay và trong 7 ngày qua, danh sách Top người dùng tích cực nhất (7 ngày) và danh sách người dùng không đăng nhập trong 7 ngày qua (kèm số ngày không hoạt động).

1. Bạn → Chọn tab "Dung lượng" để xem tình trạng lưu trữ.

Tab này hiển thị dung lượng Webroot và Database đang sử dụng, top Module chiếm nhiều dung lượng nhất, dữ liệu trong thùng rác (bản ghi đã xóa mềm) và công cụ "Tối ưu & thu hồi dung lượng" để dọn dẹp dữ liệu rác, thu hồi dung lượng ổ đĩa.

> Lưu ý: Thao tác "Tối ưu & thu hồi dung lượng" tác động tới toàn bộ dữ liệu trong thùng rác — chỉ thực hiện khi chắc chắn không cần khôi phục các bản ghi đã xóa.

1. Bạn → Chọn tab "Kết nối dịch vụ" để kiểm tra tình trạng kết nối các tích hợp.

Tab này liệt kê từng dịch vụ (ChatHub, Call Center Bridge, CloudDATA, CloudBOT...) và từng kênh chat (Fanpage, Zalo OA) kèm giao thức kết nối (WebSocket/REST API/OAuth), trạng thái (Kết nối/Mất kết nối), độ trễ phản hồi.

1. Bạn → Chọn tab "Bộ lập lịch" để xem tình trạng các tác vụ chạy nền (cron).

Tab này hiển thị số lượng tác vụ cron đang hoạt động bình thường, kèm liên kết "Xem chi tiết" dẫn tới danh sách chi tiết (mục "Lập lịch và hàng đợi" ở tab TỰ ĐỘNG HÓA).

1. Bạn → Chọn tab "Cấu hình cảnh báo" để thiết lập ai sẽ nhận email khi hệ thống gặp sự cố.

1. Thêm Nhân viên trong hệ thống và/hoặc Email bên ngoài hệ thống sẽ nhận cảnh báo. 2. Chọn các điều kiện gửi cảnh báo: ổ đĩa máy chủ sắp đầy (kèm ngưỡng %), số lượng tài khoản vượt giới hạn license, tác vụ nền bị treo hoặc chạy trễ quá lâu. 3. Chọn các dịch vụ/kênh chat cần cảnh báo khi mất kết nối (ChatHub, Call Center, CloudDATA, CloudBOT, kênh chat Fanpage/Zalo OA). 4. Nhấn "Lưu cấu hình" để hoàn tất.

Kết quả mong đợi

Bạn nắm được tình trạng vận hành tổng thể của hệ thống (người dùng, dung lượng, kết nối dịch vụ, cron) và thiết lập được cảnh báo email tự động khi có sự cố phát sinh, giúp xử lý kịp thời trước khi ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh.

Xử lý lỗi

Lỗi	Nguyên nhân	Cách khắc phục
Dữ liệu trên màn hình không cập nhật theo thời gian thực	Dữ liệu chỉ được tải tại thời điểm mở trang	Nhấn "Làm mới" ở góc phải khu vực thông tin chung để cập nhật số liệu mới nhất
Không nhận được email cảnh báo dù dịch vụ mất kết nối	Chưa lưu cấu hình cảnh báo, hoặc chưa tick chọn đúng dịch vụ/điều kiện cần cảnh báo	Vào lại tab "Cấu hình cảnh báo", kiểm tra danh sách người nhận và các điều kiện đã tick, nhấn "Lưu cấu hình" lại
Dịch vụ hiển thị "Mất kết nối" liên tục	Sự cố kết nối phía dịch vụ tích hợp (mạng, token hết hạn...)	Kiểm tra lại cấu hình tích hợp tương ứng (tab TÍCH HỢP); nếu không tự khắc phục được, liên hệ CloudGO hỗ trợ