Vai trò
Vai trò
Vai trò chính là chức danh, chức vụ ngoài thực tế (một số hệ thống CRM khác gọi là Role). Từ vai trò và sơ đồ tổ chức công ty, bạn dựng lên Cây vai trò của hệ thống — quyết định ai được xem dữ liệu của ai.
Ví dụ các vai trò thường có trong một công ty:
- Vai trò quản lý cấp cao: Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, Giám đốc.
- Vai trò quản lý cấp trung:
- Vai trò nhân viên: Nhân viên kinh doanh, Nhân viên CSKH, Nhân viên Marketing, Nhân viên HR (Nhân sự), Nhân viên Kế toán...
Ý nghĩa của Cây vai trò: khi "Phân quyền chia sẻ" (xem Phân quyền chia sẻ) được thiết lập là "Riêng tư", dữ liệu hiển thị dựa theo cây vai trò — nhân viên nào thấy dữ liệu của nhân viên đó, Leader thấy dữ liệu của Member. Riêng dữ liệu module Lịch (cuộc gọi, cuộc hẹn, công việc) luôn hiển thị theo cấp trong Cây vai trò, không thiết lập "Phân quyền chia sẻ" như các module khác.
Ví dụ: trong phòng kinh doanh gồm 3 vai trò Sales Manager, Sales Admin, Sales Person — vai trò "Sales Manager" sẽ nhìn thấy toàn bộ dữ liệu của Sales Admin và Sales Person bên dưới.
Điều kiện
- Tài khoản của bạn có quyền Admin (quản trị hệ thống).
- Đã xác định sơ đồ tổ chức và các vai trò cần có của công ty.
Các bước thực hiện
1. Tạo vai trò mới
Ví dụ thực tế: Công ty A đăng ký 10 user, gồm các vai trò Giám đốc, TP.Marketing, TP.Kinh doanh, TP.CSKH và các nhân viên tương ứng bên dưới. Dựa theo sơ đồ tổ chức, bạn xây dựng cây vai trò như hình dưới — quyết định ai được nhìn thấy dữ liệu của ai.
- Bạn → Click icon "Cài đặt" → Chọn "Quản lý vai trò".
- Bạn → Để tạo vai trò con của vai trò "Giám đốc", di chuyển chuột tới vai trò "Giám đốc" và click icon "Dấu cộng". Bổ sung lần lượt các vai trò con (theo ví dụ: TP. Marketing, TP.Kinh doanh, TP.CSKH).
- Bạn → Nhập thông tin vai trò mới tạo.
Ghi chú:
- Tên: nhập tên vai trò đang thiết lập (ví dụ TP.Marketing – Marketing Manager).
- Báo cáo cho: hệ thống tự động chọn theo vai trò cấp cao hơn (vai trò cha).
- Có thể giao việc cho:
- Tất cả mọi người: khi User ở vai trò này thực hiện "Giao cho" (phân bổ dữ liệu) sẽ tìm thấy tất cả user trong hệ thống — phù hợp với hệ thống ít user.
- Cùng cấp và cấp dưới: chỉ tìm thấy User cùng vai trò và cấp dưới của vai trò đó.
- Cấp dưới: chỉ tìm thấy User thuộc vai trò cấp dưới.
Hai lựa chọn này phù hợp cho hệ thống có số lượng user lớn (từ 50 user trở lên), giúp thu hẹp phạm vi tìm kiếm khi phân bổ dữ liệu.
- Bạn → Phân quyền truy cập cho vai trò. Có 2 cách: phân quyền trực tiếp trên vai trò, hoặc gán một hồ sơ phân quyền mẫu đã thiết lập trước đó ở Hồ sơ phân quyền mẫu.
Cách 1 — Phân quyền truy cập trực tiếp trên vai trò: phù hợp cho hệ thống có cây vai trò đơn giản, mỗi vai trò là duy nhất, không lặp lại.
Khi chọn "Phân quyền trực tiếp cho vai trò", hệ thống mở màn hình phân quyền.
Bạn có thể copy quyền từ một hồ sơ phân quyền mẫu có sẵn để tham khảo, sau đó chỉnh sửa lại cho phù hợp.
Các quyền hạn:
- Xem: cho phép User thuộc vai trò xem thông tin trên module.
- Thêm mới: cho phép User tạo mới dữ liệu trên module.
- Sửa: cho phép User sửa thông tin hồ sơ trên module.
- Xóa: cho phép User xóa hồ sơ trên module.
Ngoài ra CloudGO còn hỗ trợ phân quyền các thao tác khác như Nhập dữ liệu (Import), Xuất dữ liệu (Export)...
Cách 2 — Phân quyền truy cập thông qua gán một Hồ sơ phân quyền mẫu: phù hợp cho hệ thống có nhiều vai trò lặp lại quyền hạn giống nhau — thay vì phân quyền riêng từng vai trò, bạn tạo một hồ sơ phân quyền mẫu rồi gán cho những vai trò đó.
Ví dụ: vai trò GĐKD lặp lại 3 lần (GĐKD Miền Bắc, Miền Trung, Miền Nam) — bạn chỉ cần tạo 1 Hồ sơ phân quyền mẫu "GĐKD" rồi gán cho cả 3 vai trò.
Khi chọn "Phân quyền dựa trên HS phân quyền mẫu đã có", bạn tìm và chọn Hồ sơ phân quyền mẫu muốn gán cho vai trò này (xem hướng dẫn thiết lập tại Hồ sơ phân quyền mẫu).
- Bạn → Nhấn "Lưu" để hoàn thành tạo vai trò mới. Thực hiện tương tự cho các vai trò khác.
Sau khi dựng xong cây vai trò, bạn gán "Vai trò" vào từng User có quyền hạn, chức vụ tương ứng (xem Tạo & quản lý người dùng). User đăng nhập vào hệ thống sẽ có quyền hạn theo vai trò đã gán.
2. Đổi tên vai trò
Gốc vai trò (tương ứng với CEO) không được xóa, nhưng bạn có thể đổi tên — ví dụ từ "CEO" thành "Giám đốc" cho phù hợp với hệ thống của bạn.
- Bạn → Nhấp vào vai trò muốn đổi tên.
- Bạn → Thay đổi tên vai trò → Nhấn "Lưu".
Vai trò "CEO" được hiển thị tên mới là "Giám đốc" theo thiết lập của bạn.
3. Thay đổi vị trí vai trò
Bạn có thể thay đổi vị trí của một vai trò có sẵn trên hệ thống.
Ví dụ: Kế toán đang là vai trò con của "TP.Kinh doanh", giờ bạn muốn chuyển "Kế toán" về thuộc quyền quản lý trực tiếp của "Giám đốc".
- Bạn → Di chuyển chuột tới vai trò muốn đổi vị trí, sau đó cầm kéo tới vị trí mong muốn.
- Bạn → Bỏ chuột để hoàn tất.
4. Xóa vai trò
CloudGO thiết lập sẵn một cây vai trò cơ bản cho hệ thống mới. Trong trường hợp bạn muốn dựng lại cây vai trò mới, hoặc sau một thời gian sử dụng cần xóa vai trò không cần thiết, bạn thực hiện:
- Bạn → Click biểu tượng cài đặt → Chọn "Quản lý vai trò".
- Bạn → Di chuyển chuột tới vai trò muốn xóa → Chọn icon "Thùng rác".
- Bạn → Nếu vai trò đang có nhân viên, hệ thống hỏi bạn muốn chuyển nhân viên này sang vai trò khác hay không — tìm 1 vai trò nhận, hệ thống sẽ chuyển hết nhân viên ở vai trò cần xóa sang vai trò mới.
- Bạn → Nhấn "Lưu" để hoàn tất việc chuyển vai trò, cũng chính là xóa vai trò thành công.
Vai trò đã xóa không còn trong Cây vai trò của hệ thống; toàn bộ nhân viên trong vai trò đó đã được chuyển sang vai trò mới.
Kết quả mong đợi
- Cây vai trò phản ánh đúng sơ đồ tổ chức, quyết định đúng ai được xem dữ liệu của ai.
- Mỗi vai trò được phân quyền truy cập module rõ ràng (trực tiếp hoặc qua hồ sơ phân quyền mẫu).
- Có thể đổi tên, đổi vị trí, xóa vai trò mà không mất dữ liệu của nhân viên (dữ liệu được chuyển giao đúng quy trình).
Xử lý lỗi
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Không xóa được vai trò gốc (CEO) | Vai trò gốc của cây không được phép xóa | Chỉ đổi tên vai trò gốc thay vì xóa |
| Nhân viên mất quyền truy cập sau khi xóa vai trò | Chưa chuyển nhân viên sang vai trò khác trước khi xóa | Vào lại vai trò nhận, kiểm tra và bổ sung phân quyền phù hợp |
| User không "Giao cho" được đồng nghiệp | Vai trò của User đang giới hạn "Cấp dưới" hoặc "Cùng cấp và cấp dưới" | Điều chỉnh lại mục "Có thể giao việc cho" của vai trò tương ứng |