Chuẩn bị trước buổi gặp
Còn 30 phút nữa là đến giờ hẹn với khách hàng. Bạn cần biết khách đã mua những gì, còn nợ bao nhiêu, đang có cơ hội hay báo giá nào dang dở. Nắm trước những điều này giúp bạn không hỏi lại điều khách đã nói và vào buổi gặp với đúng câu chuyện cần bàn.
Sau bài này, bạn sẽ:
- Mở được màn hình tổng quan của một khách hàng doanh nghiệp ngay trên điện thoại.
- Trả lời nhanh các câu hỏi về doanh số, công nợ, đơn hàng, báo giá của khách trước khi gặp.
- Xem lại lịch sử chăm sóc và tài liệu đã lưu trên hồ sơ khách hàng.
Điều kiện
- Bạn đã đăng nhập ứng dụng CloudGO và đang ở phân hệ CloudSALES.
- Tài khoản của bạn có quyền truy cập module Tổ chức. Tùy cấu hình của doanh nghiệp bạn, module có thể hiển thị với tên "Công ty".
- Khách hàng đã có hồ sơ Tổ chức trên hệ thống. Nếu chưa có, xem Cập nhật thông tin khách hàng.
Các bước thực hiện
Tìm khách hàng và mở màn hình tổng quan
Bước 1: Mở module Tổ chức từ mục Truy cập nhanh trên Trang chủ hoặc từ menu Thêm. Tìm khách hàng cần gặp trong danh sách hoặc bằng ô tìm kiếm.
Bước 2: Nhấn icon 3 chấm bên phải tên Tổ chức. Bảng Lựa chọn hành động hiện ra.
Bước 3: Chọn Xem tổng quan. Hệ thống mở màn hình Tổng quan công ty.
 |  |
Mẹo: Nếu chưa biết khách nằm ở module nào, bạn dùng tìm kiếm toàn cục. Xem Tìm kiếm, trao đổi & tài liệu.
Đọc tổng quan theo câu hỏi bạn cần trả lời
Màn hình tổng quan gồm 12 ô chỉ số, chia làm hai trang. Bạn vuốt ngang để xem trang thứ hai. Nhấn vào một ô để xem danh sách bản ghi tương ứng ngay bên dưới, ví dụ nhấn ô Đơn hàng để xem từng đơn kèm giá trị, ngày và tình trạng.
 |  |
Dùng bảng dưới đây để biết cần nhìn ô nào cho từng câu hỏi:
| Câu hỏi bạn cần trả lời | Xem chỉ số | Cách tính |
|---|---|---|
| Khách đã mua của mình tổng cộng bao nhiêu? | Doanh số | Tổng giá trị đơn hàng của Tổ chức |
| Khách đã thực trả bao nhiêu? | Doanh thu | Tổng giá trị phiếu thu có tình trạng Đã thu |
| Khách còn nợ bao nhiêu? | Công nợ | Tổng giá trị phiếu thu có tình trạng Chưa thu |
| Khách đã mua bao nhiêu lần, đơn gần nhất là đơn nào? | Đơn hàng | Số lượng đơn hàng của Tổ chức |
| Mỗi lần khách mua trung bình bao nhiêu? | Deal size | Giá trị trung bình các đơn hàng |
| Khách đã mua bao nhiêu sản phẩm, dịch vụ? | SP/DV | Tổng số lượng sản phẩm/dịch vụ đã mua trong các đơn hàng |
| Đang có cơ hội bán hàng nào với khách? | Cơ hội | Số lượng cơ hội của Tổ chức |
| Đã gửi báo giá nào cho khách? | Báo giá | Số lượng báo giá của Tổ chức |
| Công ty đã chăm sóc khách bao nhiêu lần? | Hoạt động | Số lượng hoạt động của Tổ chức |
| Đã xuất bao nhiêu hóa đơn cho khách? | Hóa đơn | Số lượng hóa đơn của Tổ chức |
| Có bao nhiêu khoản thu, khoản chi với khách? | Phiếu thu, Phiếu chi | Số lượng phiếu thu, phiếu chi của Tổ chức |
Lưu ý: Ô Doanh số, Doanh thu, Công nợ hiển thị số tiền rút gọn (ví dụ "3.03 Tr", "360.00 K"). Khi cần số tiền chính xác, nhấn ô Đơn hàng hoặc Phiếu thu để xem giá trị và tình trạng của từng bản ghi.
Xem lại lịch sử chăm sóc và tài liệu của khách (nếu cần)
Bước 1: Tại danh sách Tổ chức, nhấn vào tên khách hàng để mở màn hình Chi tiết Tổ chức.
Bước 2: Chuyển sang tab Hoạt động để xem các cuộc gọi, cuộc hẹn, việc cần làm đã ghi nhận với khách.
Bước 3: Chuyển sang tab Tài liệu để xem các tài liệu đã đính kèm trên hồ sơ, ví dụ hợp đồng hoặc hồ sơ khách gửi trước đó.
 |
Mẹo thực tế
- Xem ô Công nợ trước mỗi buổi gặp. Nếu khách còn khoản Chưa thu, bạn đã nắm số liệu để nhắc khách khi phù hợp.
- Nhấn ô Đơn hàng để biết khách mua gì gần nhất. Đây là điểm bắt đầu tự nhiên khi hỏi khách có cần mua thêm hay không.
- Nếu ô Cơ hội hoặc Báo giá khác 0, mở danh sách để xem khách đang cân nhắc gì, tránh tư vấn lại từ đầu.
- Bảng Lựa chọn hành động còn có các thao tác nhanh: Ghim, Theo dõi, Chỉnh sửa, Xóa, Nhân đôi và Giao lại cho. Ghim khách hàng sắp gặp để mở lại nhanh trong ngày.
Kết quả
Bạn nắm được doanh số, số tiền khách đã trả, công nợ, các đơn hàng, cơ hội, báo giá và lịch sử chăm sóc của khách trước khi gặp. Số liệu được tổng hợp từ đơn hàng, phiếu thu, hoạt động... đã ghi nhận trên hồ sơ Tổ chức, nên bạn vào buổi gặp với đúng câu chuyện cần bàn thay vì hỏi lại khách.
Xử lý lỗi thường gặp
- Không thấy module Tổ chức: Tìm trong menu Thêm. Module có thể hiển thị với tên "Công ty", hoặc tài khoản chưa được cấp quyền. Liên hệ Admin của doanh nghiệp bạn.
- Chỉ số bằng 0 dù khách đã giao dịch: Đơn hàng, phiếu thu có thể chưa được gắn với đúng Tổ chức này. Kiểm tra lại khách hàng trên đơn hàng hoặc phiếu thu.
Việc tiếp theo
- Đi gặp khách hàng - đến nơi hẹn, checkin để công ty ghi nhận buổi gặp và lưu lại kết quả.