Cấu hình mã số bản ghi
Cấu hình mã số bản ghi
Mã số bản ghi chính là mã khách hàng, mã đơn hàng, mã hợp đồng — mỗi mã số được quy định theo quy tắc quản lý riêng của công ty bạn, giúp dễ dàng quản lý các giao dịch với khách hàng.
Phần mềm CloudGO cung cấp tính năng tạo mã tự động cho từng dữ liệu bạn nhập vào, tương ứng với từng Module. Vì vậy bạn nên tùy chỉnh lại định dạng mã tự động cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty trước khi người dùng bắt đầu nhập dữ liệu lên CRM.
Ví dụ: Công ty đang quản lý mã khách hàng theo định dạng "[Tiền tố] + [Số thứ tự]: KH001" — bạn cần điều chỉnh lại định dạng trên CRM theo đúng quy tắc mà công ty đang quản lý.
Điều kiện
- Tài khoản có quyền Admin (quản trị hệ thống).
- Đã xác định rõ định dạng mã (tiền tố + số thứ tự bắt đầu) mà công ty đang áp dụng.
Các bước thực hiện
- Bạn → Click biểu tượng cài đặt → Chọn "Cấu hình hệ thống".
- Bạn → Chọn menu "Module" → "Mã tự động".
- Bạn → Chọn Module cần tùy chỉnh lại mã, nhập tiền tố và nhập mã số tiếp theo → Click "Lưu".
Trong lần nhập dữ liệu tiếp theo, hệ thống tự động sinh mã theo số thứ tự bạn đã nhập ở trường "Bắt đầu từ số".
> Mẹo: Trường hợp một số dữ liệu đã nhập vào không có mã (ví dụ do import), bạn có thể cập nhật để hệ thống tự động điền mã cho các dữ liệu này.
>
> 
Kết quả mong đợi
Mã số bản ghi (mã khách hàng, mã đơn hàng, mã hợp đồng...) được sinh tự động đúng định dạng tiền tố và số thứ tự mà công ty đang áp dụng, không cần nhập tay khi tạo dữ liệu mới.
Xử lý lỗi
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Mã bản ghi bị trùng số thứ tự | "Bắt đầu từ số" thiết lập nhỏ hơn số thứ tự lớn nhất đang có trên hệ thống | Kiểm tra số thứ tự lớn nhất hiện có, cập nhật lại "Bắt đầu từ số" lớn hơn số đó |
| Dữ liệu import không có mã tự động | Dữ liệu được tạo qua Import, chưa được hệ thống gán mã | Vào lại cấu hình mã số bản ghi của Module, cập nhật để hệ thống tự động điền mã cho các dữ liệu còn thiếu |