Phân quyền chia sẻ
Phân quyền chia sẻ
Phân quyền chia sẻ là thiết lập chia sẻ dữ liệu giữa các vai trò với nhau — dữ liệu ở module nào được công khai hay riêng tư trong toàn hệ thống.
Điều kiện
- Tài khoản của bạn có quyền Admin (quản trị hệ thống).
- Đã thiết lập Cây vai trò (xem Vai trò) và Nhóm (nếu cần, xem Nhóm người dùng).
Các bước thực hiện
1. Các loại quyền chia sẻ
- Riêng tư: chỉ có thể truy cập dữ liệu được gán cho mình và dữ liệu được gán cho người dùng có vai trò cấp thấp hơn trong hệ thống phân cấp.
- Công khai chỉ đọc: mọi người có thể truy cập hồ sơ của người khác nhưng không thể sửa đổi và xóa.
- Đọc công khai, Tạo/Chỉnh sửa: mọi người có thể truy cập và chỉnh sửa hồ sơ của người khác, nhưng không thể xóa bản ghi.
- Công khai: Đọc, Tạo/Chỉnh sửa, Xóa: mọi người có thể xem, sửa đổi và xóa hồ sơ của người khác.
2. Thiết lập phân quyền chia sẻ cơ bản
- Bạn → Click biểu tượng cài đặt → Chọn "Quản lý người dùng".
- Bạn → Chọn "Phân quyền chia sẻ".
- Bạn → Tùy chọn phân quyền chia sẻ dữ liệu cho từng module → Chọn "Áp dụng quyền truy cập mới" để hoàn tất.
3. Thiết lập phân quyền chia sẻ nâng cao
Phân quyền chia sẻ nâng cao cho phép cấp dưới thực hiện các hoạt động (xem/sửa/xóa) trên dữ liệu của cấp trên. Nói cách khác, người dùng ở hệ thống phân cấp cao hơn có thể cấp quyền truy cập cho cấp dưới vào dữ liệu của mình, dù module đang ở chế độ riêng tư — mà không cần chia sẻ công khai toàn bộ dữ liệu.
- Bạn → Tại màn hình phân quyền chia sẻ, xác định module muốn chia sẻ dữ liệu → Click icon "mũi tên".
- Bạn → Chọn "Thêm quyền".
- Bạn → Chọn cho phép truy cập bởi vai trò/nhóm nào, với quyền (Xem/Xem và sửa) → Click "Lưu".
Ví dụ khác: phân quyền dữ liệu Lead — Lead được giao cho ai thì người đó thấy, nhưng phòng CSKH được nhìn thấy tất cả Lead.
1. Bạn → Thiết lập quyền chia sẻ cho module Lead = "Riêng tư" (Lead của sales nào, sales đó thấy).
2. Bạn → Thiết lập quyền riêng tư nâng cao: Lead của "Team Selling" — được truy cập bởi "Support Group" — với quyền "Xem".
Kết quả mong đợi
- Dữ liệu mỗi module chỉ hiển thị đúng cho những vai trò/nhóm được phép, theo mức Riêng tư hoặc Công khai đã chọn.
- Cấp dưới có thể được cấp thêm quyền xem/sửa dữ liệu của cấp trên (phân quyền nâng cao) mà không cần công khai toàn hệ thống.
- Team liên phòng ban (ví dụ Support Group, Team sự kiện) có thể xem dữ liệu vượt phạm vi cây vai trò mặc định khi cần.
Xử lý lỗi
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Nhân viên không thấy dữ liệu của cấp trên dù đã cấu hình | Chưa nhấn "Áp dụng quyền truy cập mới" sau khi đổi chế độ chia sẻ | Vào lại "Phân quyền chia sẻ", nhấn "Áp dụng quyền truy cập mới" |
| Phân quyền nâng cao không có hiệu lực | Chưa "Lưu" quy tắc phân quyền nâng cao vừa thêm | Kiểm tra lại quy tắc trong danh sách "Phân quyền chia sẻ nâng cao" của module, thêm lại nếu chưa có |
| Toàn bộ nhân viên nhìn thấy dữ liệu của nhau ngoài ý muốn | Module đang thiết lập "Công khai" thay vì "Riêng tư" | Đổi chế độ chia sẻ module về "Riêng tư", chỉ cấp quyền nâng cao cho vai trò/nhóm thực sự cần |