Cấu hình đồng bộ thông tin KH

CRM tích hợp với nhiều kênh thứ 3 như Facebook, Landipage, Zalo, Website... để thu thập dữ liệu khách hàng. Cấu hình đồng bộ thông tin KH giúp bạn quy định thống nhất dữ liệu từ các kênh này đổ về module nào trên CRM, đồng thời xử lý các trường hợp trùng lặp thông tin khách hàng.

Điều kiện

• Người thực hiện cấu hình phải có quyền quản trị (Admin) trên CRM.
• Đã kết nối ít nhất một kênh thứ 3 (Facebook, Landipage, Zalo, Website...) với CRM.

Các bước thực hiện

Bước 1: Truy cập vào "Cấu hình hệ thống".

Bước 2: Vào menu "Tích hợp", chọn "Cấu hình đồng bộ thông tin KH".

Bước 3: Tại đây, bạn tiến hành thiết lập các thông tin trong màn hình cấu hình, gồm 3 tab: Tổng quan, Phân bổ khách hàng cho người phụ trách, Cấu hình tạo ticket tự động.

1. Tab Tổng quan

1. Nếu thông tin khách hàng từ kênh 3 có:

Thiết lập điều kiện khách hàng cung cấp thông tin: email, số điện thoại, hoặc cả hai.

2. Nếu thỏa điều kiện (1) và chưa tồn tại trên CRM thì:

Thiết lập cho phép đồng bộ thông tin khách hàng từ kênh thứ 3 về module nào trên CRM. Ví dụ: cho phép lấy thông tin khách hàng về module Lead khi khách hàng cung cấp số điện thoại hoặc email.

Lưu ý: Số điện thoại hoặc email khách hàng cung cấp phải chưa tồn tại ở module bạn quy định. Nếu trùng, hệ thống xử lý theo ghi chú số 5 bên dưới.

3. Nếu không thỏa điều kiện (1) và chưa tồn tại trên CRM thì:

Thiết lập cho phép lưu trữ thông tin khách hàng về CRM hay không (và lưu vào đâu) khi khách hàng chưa cung cấp email hoặc số điện thoại. Bạn có thể chọn lưu vào KH Thô, Lead hoặc bỏ qua.

Mẹo: Với khách hàng submit từ kênh thứ 3 nhưng không cung cấp số điện thoại hay email, bạn vẫn nên lưu trữ vào CRM ở module KH Thô để không bỏ sót dữ liệu.

4. Khi cập nhật dữ liệu, nếu dữ liệu thỏa điều kiện (1) thì:

Cấu hình này giúp mapping thông tin khách hàng khi dữ liệu đang lưu trữ trước đó không khớp với cấu hình đổ dữ liệu mới.

Ví dụ: Khách hàng Nguyễn Văn A có số điện thoại 0123456789 đang lưu ở module KH Thô. Cấu hình đồng bộ đang quy định nếu có số điện thoại hoặc email thì đồng bộ về module Lead. Khi Nguyễn Văn A tương tác Fanpage và cung cấp lại số điện thoại này, hệ thống tự động đồng bộ Nguyễn Văn A về Lead, đồng thời chuyển trạng thái KH Thô tương ứng thành "đã chuyển đổi" và liên kết với Lead vừa tạo.

5. Khi thông tin khách hàng từ kênh thứ 3 đổ về bị trùng với dữ liệu trên hệ thống thì:

Đây là cấu hình xử lý khi dữ liệu khách hàng mới từ kênh thứ 3 trùng với dữ liệu đã tồn tại trên CRM (liên quan đến ghi chú số 2). Bạn có thể chọn một trong hai cách xử lý:

• Ghi đè: lấy thông tin khách hàng mới tương tác đè lên thông tin khách hàng đã tồn tại trên CRM.
• Bỏ qua: tạo mới thông tin khách hàng trên CRM mà không quan tâm có trùng lặp hay không.

Mẹo: Chọn "Ghi đè" để tránh trùng lặp dữ liệu khách hàng.

2. Tab phân bổ khách hàng cho người phụ trách

Tab này cho phép quy định khách hàng đổ về từ kênh thứ 3 sẽ được giao cho ai phụ trách.

• Nhập danh sách các user sẽ được gán phụ trách khi có khách hàng từ kênh thứ 3 đổ về.
• Chọn hình thức chia xoay vòng (mặc định).

Chia xoay vòng nghĩa là khách hàng thứ nhất được giao cho user đầu tiên trong danh sách, khách hàng thứ hai giao cho user tiếp theo, cứ thế xoay vòng đến hết danh sách rồi quay lại từ đầu.

3. Tab cấu hình tạo ticket tự động

Tab này cho phép quy định khách hàng submit từ kênh thứ 3 về CRM có tự động tạo ticket tương ứng hay không, giúp bộ phận CSKH phân bổ xử lý các sự vụ khách hàng phản hồi.

Các kênh sẽ tạo ra ticket tương ứng: Landing page/Webform, Zalo OA, Zalo Ads Form và khi khách hàng hoàn thành kịch bản Chatbot.

Kết quả mong đợi

• Dữ liệu khách hàng từ các kênh thứ 3 được đồng bộ nhất quán về đúng module trên CRM theo điều kiện đã cấu hình.
• Khách hàng mới đổ về được tự động phân bổ cho người phụ trách theo cơ chế xoay vòng.
• Dữ liệu trùng lặp được xử lý tự động theo quy tắc ghi đè hoặc bỏ qua đã thiết lập, không tạo bản ghi trùng thủ công.
• Ticket hỗ trợ được tự động tạo (nếu bật) khi khách hàng tương tác qua các kênh đã cấu hình.

Xử lý lỗi