Phân quyền chia sẻ là phân quyền chia sẻ dữ liệu giữa các vai trò với nhau, chia sẻ dữ liệu ở module nào, công khai hay riêng tư.
1. Các loại quyền chia sẻ
– Riêng tư: chỉ có thể truy cập các dữ liệu được gán cho họ và các dữ liệu được gán cho người dùng có vai trò trong hệ thống phân cấp thấp hơn của họ.
– Công khai Chỉ đọc: Mọi người có thể truy cập hồ sơ của người khác nhưng không thể sửa đổi và xóa các hồ sơ.
– Đọc công khai, Tạo/ Chỉnh sửa: Mọi người đều có thể truy cập hồ sơ của người khác và cũng có thể chỉnh sửa và sửa đổi nhưng không thể xóa các bản ghi.
– Công khai: Đọc, Tạo/ Chỉnh sửa, Xóa: Mọi người đều có thể xem, sửa đổi và xóa hồ sơ của người khác.
2. Phân quyền chia sẻ cơ bản
Bước 1: Click vào biểu tượng cài đặt chọn “Quản lý người dùng”
Bước 2: Chọn “Phân quyền chia sẻ”
Bước 3: Tùy chọn phân quyền chia sẻ dữ liệu, sau đó chọn “Áp dụng quyền truy cập mới” để hoàn tất
3. Phân quyền chia sẻ nâng cao
Phân quyền chia sẻ nâng cao được sử dụng để cho phép cấp dưới thực hiện các hoạt động (xem/sửa/xóa) trên các dữ liệu của cấp trên. Nói cách khác, bạn, với tư cách là người dùng của hệ thống phân cấp cao hơn, có thể cấp quyền truy cập cho cấp dưới của bạn để truy cập vào dữ liệu của bạn, mặc dù mô-đun được đặt ở chế độ riêng tư.
Mục đích thiết lập phân quyền chia sẻ nâng cao là cấp quyền truy cập cho nhóm, vai trò, người dùng bạn đã chọn mà không cần chia sẻ công khai dữ liệu.
Thực hiện theo các bước sau để xác định phân quyền chia sẻ nâng cao:
Bước 1: Tại màn hình phân quyền chia sẻ, xác định module muốn chia sẽ dữ liệu sau đó chọn
Bước 2: Chọn “Thêm quyền”
Bước 3: Chọn cho phép truy cập bởi vai trò, nhóm nào với quyền (xem/ Xem và sửa), sau đó click “Lưu”
Ví dụ: Nhân viên kinh doanh được truy cập vào xem Cơ hội của Trưởng phòng kinh doanh
Vậy ở đây sẽ chọn:
– Cơ hội của: Sales person
– Được truy cập bởi: Sales admin
– Với quyền: Xem
Ví dụ một trường hợp phân quyền chia sẻ nâng cao khác: Tôi muốn phân quyền dữ liệu khách hàng tiềm năng (Lead) được giao cho ai, người đó nhìn thấy. Tuy nhiên tôi muốn phòng CSKH được nhìn thấy tất cả Lead thì tôi sẽ thiết lập như sau:
Bước 1: Thiết lập quyền chia sẻ cho module Lead = Riêng tư
Tức là Lead của sales nào sales đó thấy.
Bước 2: Thiết lập quyền riêng tư nâng cao
- Lead của “Team Selling”
- Được truy cập bởi “Support Group”
- Với quyền “Xem”
